Vous venez de recevoir plusieurs dossiers de candidature pour votre appartement. Mais comment être sûr que le locataire que vous choisissez pourra payer son loyer chaque mois, sans falsifier ses documents ? En 2026, 23 % des dossiers locataires présentent au moins une anomalie documentaire selon les données analysées par RankLoc. Ce guide vous explique comment procéder méthodiquement.
- Un bon dossier locataire doit inclure pièce d'identité, 3 dernières fiches de paie, avis d'imposition et contrat de travail
- Le ratio loyer/revenus recommandé est de 33 % maximum
- 23 % des dossiers en France contiennent une anomalie détectée par RankLoc
- L'analyse manuelle prend en moyenne 2 à 4 heures — RankLoc la réduit à 5 minutes
Quels documents demander à un candidat locataire ?
La loi Alur encadre strictement la liste des documents que vous pouvez légalement exiger. Voici les pièces obligatoires :
- Pièce d'identité valide : carte nationale d'identité, passeport, titre de séjour
- Justificatifs de revenus : 3 dernières fiches de paie (salarié) ou 2 derniers bilans (indépendant)
- Avis d'imposition : le dernier avis N-1 disponible sur impots.gouv.fr
- Justificatif de situation professionnelle : contrat de travail CDI/CDD, ou extrait Kbis
- Justificatif de domicile actuel : 3 dernières quittances de loyer ou attestation d'hébergement
⚠️ Vous ne pouvez pas demander un RIB, un relevé de compte bancaire, un extrait de casier judiciaire ou une photo d'identité (sauf pour le garant en certains cas).
Comment évaluer la solvabilité d'un candidat ?
La règle de base reste le ratio loyer/revenus. Un locataire est considéré solvable si son loyer ne dépasse pas 33 % de ses revenus nets mensuels.
Calcul du ratio loyer/revenus
Pour un loyer de 900 € par mois, le locataire doit justifier de revenus mensuels d'au moins :
900 € ÷ 0,33 = 2 727 € nets/mois minimum
Certains propriétaires appliquent une règle plus stricte de 30 % (loyer = 30 % des revenus), notamment dans les marchés tendus comme Paris, Lyon ou Bordeaux.
La stabilité professionnelle compte autant que le niveau de revenus
Un candidat en CDI avec 2 000 € de salaire est souvent préférable à un freelance gagnant 4 000 € par mois mais avec des revenus irréguliers. Vérifiez :
- La nature du contrat (CDI, CDD, intérim, indépendant)
- L'ancienneté dans le poste (idéalement > 6 mois pour ne pas être encore en période d'essai)
- La cohérence des revenus sur les 3 derniers mois
Comment détecter un faux dossier de location ?
La fraude documentaire est en forte progression. RankLoc détecte automatiquement plusieurs types d'anomalies que l'œil humain peut manquer.
Les signaux d'alerte à surveiller manuellement
- Incohérences typographiques : police de caractères différente dans la fiche de paie, espacements anormaux
- Montants ronds suspects : un salaire à exactement 2 500,00 € net est statistiquement improbable
- Incohérence avis d'imposition / fiches de paie : les revenus déclarés aux impôts doivent correspondre à la somme des salaires annuels
- Métadonnées PDF : un document généré par un logiciel de paie n'a pas le même format qu'un PDF édité sous Word ou Photoshop
- Numéro SIRET de l'employeur : vérifiable gratuitement sur societe.ninja ou pappers.fr
Ce que détecte RankLoc automatiquement
RankLoc analyse chaque document avec un moteur IA qui vérifie en quelques secondes :
- La cohérence interne de chaque document (montants, dates, mentions obligatoires)
- La cohérence croisée entre les documents (fiche de paie vs avis d'imposition)
- Les anomalies visuelles et de structure du PDF
- Le score de solvabilité multi-critères de 0 à 100
Étapes d'une analyse de dossier méthodique
Étape 1 — Vérifier l'identité
Assurez-vous que la pièce d'identité est en cours de validité et que le nom correspond à celui des autres documents. Vérifiez la cohérence de la date de naissance.
Étape 2 — Calculer le ratio loyer/revenus
Additionnez les revenus nets des 3 dernières fiches de paie, divisez par 3 pour obtenir la moyenne mensuelle, puis calculez le ratio.
Étape 3 — Vérifier la stabilité de l'emploi
Lisez attentivement la nature du contrat. Un CDI en période d'essai présente autant de risque qu'un CDD court terme.
Étape 4 — Croiser les revenus avec l'avis d'imposition
Le revenu fiscal de référence de l'avis d'imposition doit être cohérent avec la somme des salaires déclarés sur les 12 mois précédents.
Étape 5 — Vérifier l'employeur
Cherchez le numéro SIRET de l'entreprise sur pappers.fr. Vérifiez que l'entreprise existe bien, est active, et que son activité correspond au poste déclaré.
Que faire si un dossier est incomplet ?
Un dossier incomplet n'est pas forcément un dossier frauduleux. Certains candidats peinent à rassembler tous les documents. Vous pouvez :
- Accorder un délai raisonnable (48 à 72 heures) pour fournir les pièces manquantes
- Demander une explication écrite pour les lacunes importantes
- Exiger un garant si le ratio loyer/revenus est insuffisant
Avec RankLoc, le locataire dépose lui-même son dossier via un lien sécurisé, guidé étape par étape. Cela réduit drastiquement les dossiers incomplets.
Analyser un dossier locataire avec RankLoc
RankLoc automatise l'intégralité de cette analyse en moins de 5 minutes. Le propriétaire crée une annonce, partage un lien de candidature, et reçoit un tableau de bord avec :
- Le score de solvabilité de chaque candidat (0 à 100)
- Les alertes fraude détectées automatiquement
- Un classement des candidats par ordre de fiabilité
- Les points d'attention individuels par dossier
La plateforme est 100 % française, hébergée en France, conforme RGPD. Les documents des candidats sont chiffrés et supprimés après le délai légal de conservation.
Questions fréquentes
Quelle est la durée légale de conservation d'un dossier de candidature ?
En l'absence de bail signé, les documents d'un candidat non retenu doivent être supprimés dès la fin du processus de sélection, conformément au RGPD. RankLoc gère automatiquement cette suppression.
Peut-on refuser un locataire sans motif ?
Oui, un propriétaire peut refuser un candidat sans avoir à se justifier, à condition que le refus ne soit pas fondé sur un critère discriminatoire (origine, sexe, âge, handicap, orientation sexuelle, etc.) au sens de la loi du 6 juillet 1989.
Un garant est-il obligatoire ?
Non, un propriétaire ne peut pas exiger un garant si le candidat dispose de ressources suffisantes. Il peut en revanche le demander si le ratio loyer/revenus est insuffisant, ou opter pour une assurance loyers impayés (GLI).